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Tag-Archiv: Jahreswechsel

SAP Business One Jahreswechsel vorbereiten: Belegnummerierung anlegen

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Wenn man für jedes Jahr eigene Belegnummernkreise einsetzt (z.B. wenn die Jahreszahl darin enthalten ist), sollte man nach dem Buchungsperioden anlegen auch entsprechend die Belegnummerierung für das nächste Jahr anlegen, sonst können die Kollegen keine Belege erstellen :)

In Belegnummerierung – Definition eine Belegart mit Doppelklick öffnen (z.B. Ausgangsrechnungen), dann Rechtsklick in die Tabelle und Zeile hinzufügen anklicken

Als Name das Jahr sowie die Erste Nummer eintragen, dann das entsprechende Periodenkennzeichen auswählen und zum Speichern auf Aktualisieren klicken. Ist das gewünschte Jahr nicht im Dropdown-Menü aufgeführt, muss die Buchungsperiode angelegt werden.

Nach dem Speichern die neue Zeile markieren und als Standard setzen.

Den neuen Belegnummernkreis dann Als Standard für alle Benutzer festlegen.

Dann sieht man entsprechend in der Belegnummerierung – Definition Übersicht in der Spalte Standardserie ob allen Belegarten eine neue Nummernserie zugeordnet wurde.

Bei Belegnummern die fortlaufend sind (ohne Jahreszahl), sollte entsprechend ein ausreichend großer Puffer bedacht werden, falls noch Belege im alten Jahr nachgebucht werden müssen.

SAP Business One Jahreswechsel vorbereiten: Buchungsperioden anlegen

Geschrieben am Von

Alle Jahre wieder die gleiche Frage: wie ging das noch mit den Buchungsperioden anlegen? Werden die Monate automatisch angelegt?

Spätestens wenn der erste Kollege meckert, dass er eine Rechnung nicht buchen kann, weil das Zahlungsziel im nächsten Jahr liegt, muss man dann doch mal die Buchungsperioden anlegen ;-)

Update: Das mit dem Zahlungsziel/Fälligkeitsdatum liegt an der aktuellen Buchungsperiode (Dezember). SAP trägt dort standardmäßig bei Fälligkeitsdatum bis das Ende des aktuellen Geschäftsjahres ein (31.12.) – dies muss entsprechend auf Ende Januar oder Februar des Folgejahres angepasst werden – je nach dem wie lange die möglichen Zahlungsziele in das Folgejahr hinein reichen.

Periodenkennzeichen Definition

Zuerst muss ein neues Periodenkennzeichen angelegt werden: Jahreszahl in die freie Zeile unter Standard eintragen und auf OK klicken.

Buchungsperiode hinzufügen

Bei den Buchungsperioden prüfen, ob es vielleicht doch schon welche für das nächste Jahr gibt, die man nur entsperren müsste.

Um neue Buchungsperioden anzulegen klickt man auf Neue Periode, trägt bei Periodencode und Periodenname die Jahreszahl ein, setzt Teilperioden auf Monate und Anzahl der Perioden auf 12 und das Periodenkennzeichen auf das eben angelegte Jahr.

Anschließend die Datumsangaben, Geschäftsjahr etc kontrollieren und nach Klick auf Hinzufügen werden die 12 Buchungsperioden automatisch angelegt:

Buchungsperioden hinzugefügt

Damit man im Dezember (und ggf. im November) Belege buchen kann, deren Zahlungsziel bis in das Folgejahr reicht, muss man dies in den entsprechenden Buchungsperioden anpassen.

Mit Klick auf den orangenen Pfeil die entsprechende Buchungsperiode öffnen und dort das Fälligskeitsdatum bis anpassen.

Anschließend sollte man die Belegnummernkreise für das nächste Jahr anlegen.